Wie kann man schnell Termine zwischen verschiedenen Projektpartnern organisieren, die aus verschiedenen Organisationen kommen, intern unterschiedliche Groupware-Systeme einsetzen? Eine Antwort aus meinem Projektalltag ist Doodle.
Innerhalb einer Organisation sind freie Termine für ein Meeting u.U. schnell gefunden - setzt man jedoch auf eine heterogene Plattform, reichen die "frei-gebucht" Informationen der Partner nicht aus, um einen Termin zu organisieren, landet man häufig recht schnell in der Steinzeit:
Der erste schickt eine Mail, fängt an freie Termine der anderen einzusammeln - Zeiträume werden geblockt, der Prozess zieht sich hin, überall die Unsicherheit ob die geblockten Termine wieder anderweitig verwendet werden können.
Gesucht wird mehr Transparenz im Prozess und die IT-Unterstützung bei der Wahl des freien Termins an dem die meisten (im Idealfalle alle Teilnehmer) können.
Eigentlich eine simple Aufgabenstellung - mit www.doodle.ch gibt es eine genauso simple Antwort. Das webbasierte Tool bietet in einer überschaubaren Übersicht genau diese Funktionalität. Jemand initialisiert einen Termin und stellt dort Terminalternativen bereit. Doodle generiert eine URL, die für diese Terminkoordination gültig ist. Diese URL wird an alle Teilnehmer verschickt. Diese können sich bei Aufruf der Adresse mit einem Namen (auch Pseudonyme sind möglich) in die Teilnehmerliste eintragen und die Termine "anhaken", an denen sie teilnehmen könnten.
Doodle rechnet automatisch die Termine aus, die die höchste Akzeptanz finden und kennzeichnet diese zusätzlich farblich.
Zu jedem Zeitpunkt können sich die Teilnehmer den jeweils aktuellen Stand ansehen - dies sorgt für eine hohe Transparenz. Bereits nach kurzer Zeit wird klar, welche Termine man sich nicht mehr freihalten muss - einfach und effektiv.
Vorteile auf einen Blick
- kostenlos
- einfach zu bedienen
- "systemunabhängig", da rein webbasiert
- hohe Transparenz
Datenschutz
Eine berechtigte Nachfrage ist, wie es um den Datenschutz bestellt ist. Schließlich handelt es sich hier um einen externen (schweizer) Anbieter, der ein werbefinanziertes Tool anbietet. Die URLs für Meetings werden dynamisch erzeugt und ein einfaches "Ableiten" anderer Meetings ist so nicht möglich.
Grundsätzlich lässt sich Doodle (fast) komplett anonym nutzen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte: Niemand ist gezwungen seinen "Realnamen" einzutragen, häufig reichen für Termine ja Vornamen bzw. Abkürzungen. Zusätzlich können "neutrale" Bezeichnungen für Termine genommen werden - besser einfach "Meeting" statt "Besprechung feindliche Übernahme XY".
Für große Institutionen sicher keine Alternative zur internen (einheitlichen) Groupware - im Projektalltag kann Doodle jedoch ein hilfreiches kleines Tools sein auf das sich "unterschiedliche Kulturen" schnell einlassen.
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